ANWENDUNGSFÄLLE
Typische Bereiche, in denen wir ansetzen.
Jede Verwaltung ist anders — aber diese Themen begegnen uns immer wieder.
01 · Betriebskostenabrechnung
Das Problem heute
Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist einer der aufwendigsten Prozesse im Verwaltungsalltag — Belege sammeln, Kosten zuordnen, Einheiten berechnen, Abrechnungen erstellen und versenden. Alles manuell, alles fehleranfällig.
Was wir automatisieren
Wir automatisieren die Zusammenführung und Zuordnung von Kostenpositionen, die Berechnung der Umlageschlüssel und die Erstellung der individuellen Abrechnungen — direkt aus Ihren vorhandenen Daten.
Das Ergebnis
Die Betriebskostenabrechnung wird schneller, konsistenter und mit deutlich weniger manuellem Aufwand erledigt.
02 · Zentrales CRM
Das Problem heute
Kontaktdaten von Mietern, Eigentümern und Handwerkern liegen verteilt — in Excel-Listen, im E-Mail-Programm, in der Verwaltungssoftware. Wer schnell eine Nummer oder einen Ansprechpartner sucht, verliert Zeit.
Was wir automatisieren
Wir bauen ein zentrales CRM, das alle Kontakte, Vorgänge und Kommunikationshistorien an einem Ort bündelt — durchsuchbar, aktuell und direkt verknüpft mit den jeweiligen Objekten.
Das Ergebnis
Ihr Team findet jeden Kontakt in Sekunden. Keine doppelten Einträge, keine veralteten Listen, kein Suchen in mehreren Systemen.
03 · Schadensmeldungen
Das Problem heute
Schadensmeldungen kommen per Mail, Telefon und WhatsApp — unstrukturiert, ohne Priorität, verteilt über mehrere Kanäle. Die Koordination mit Handwerkern kostet zusätzlich Zeit.
Was wir automatisieren
Eingehende Meldungen werden automatisch klassifiziert — Schadensart, Dringlichkeit und betroffenes Objekt werden erkannt. Der passende Handwerker wird vorgeschlagen, der Mieter erhält eine Eingangsbestätigung.
Das Ergebnis
Kein Vorgang geht mehr verloren. Ihr Team reagiert schneller und hat jederzeit einen Überblick über offene Fälle.
04 · Rechnungsprüfung
Das Problem heute
Eingehende Rechnungen werden manuell geöffnet, geprüft und ins System übertragen. Bei hohem Rechnungsvolumen kostet das täglich wertvolle Zeit — und Fehler passieren.
Was wir automatisieren
Wir lesen PDF-Rechnungen automatisch aus — Lieferant, Betrag, Leistungszeitraum und Objekt werden erkannt und direkt für die Freigabe vorbereitet. Kein manuelles Abtippen, kein Suchen.
Das Ergebnis
Ihre Mitarbeiter prüfen nur noch, statt zu tippen. Der Prozess wird schneller, fehlerärmer und nachvollziehbar.
05 · Postfach & Mail-Sortierung
Das Problem heute
Der Posteingang einer Hausverwaltung quillt täglich über — Mieteranfragen, Handwerkerangebote, Behördenpost, Beschwerden. Alles landet durcheinander und muss manuell sortiert werden.
Was wir automatisieren
Eingehende Mails werden automatisch nach Objekt, Thema und Dringlichkeit klassifiziert. Für Standardanfragen werden Antwortentwürfe direkt vorbereitet — Ihr Team prüft und sendet.
Das Ergebnis
Weniger Zeit im Postfach, schnellere Reaktionszeiten, keine übersehenen Nachrichten mehr.
06 · Interner KI-Assistent
Das Problem heute
Fragen zu Verträgen, alten Protokollen, offenen Vorgängen oder Objektdetails kosten täglich Zeit — weil die Antworten irgendwo in Dokumenten, Mails oder dem System stecken und erst gesucht werden müssen.
Was wir automatisieren
Ein interner KI-Assistent durchsucht Ihre Dokumente, Verträge und Vorgänge und beantwortet Fragen direkt — in Sekunden, ohne langes Suchen.
Das Ergebnis
Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, erfahrene sparen täglich Zeit. Ihr Wissen bleibt im Unternehmen — auch wenn Mitarbeiter wechseln.
Unverbindlich
Bereit, Zeit zurückzugewinnen?
Im Gespräch schauen wir gemeinsam, wo bei Ihnen die meiste manuelle Arbeit entsteht — und was sich davon automatisieren lässt.